Listy obecności muszą być zgodne z RODO

(2018-08-08)

Zaznaczenie przyczyny absencji na liście obecności może prowadzić do naruszenia danych osobowych pracowników - uważa Katarzyna Pietruszyńska, ekspert LEX Kadry.

Ekspert odpowiada na pytanie:
Czy jeśli na liście obecności wpisanych jest kilku pracowników, to w czasie nieobecności któregoś z nich można wpisywać powód nieobecności tj. chorobowe, szkolenie, macierzyński lub inne? Czy może w związku z ochroną danych osobowych należy wpisać tylko nieobecność (nie podając symbolu chorobowego czy szkolenia itp.)? Użytkownik LEX Kadry pyta też eksperta o sposób prowadzenia listy obecności, zgodny z RODO - może bezpieczniej utworzyć jednoosobowe listy obecności, odrębne dla każdego pracownika?


Uwaga na RODO
Zaznaczenie przyczyny nieobecności na liście obecności może prowadzić do naruszenia danych osobowych pracowników - odpowiada Katarzyna Pietruszyńska. Jak to uzasadnia?
Zgodnie z art. 149 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy* (dalej k.p.) na pracodawcy spoczywa obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie. Karta ewidencji czasu pracy obejmuje: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.


Lista obecności to tylko jedna z możliwości
Przepisy prawa pracy nie nakładają na pracodawców obowiązku stosowania list obecności. Decyzja w zakresie wyboru określonej procedury potwierdzania obecności pracownika w pracy należy do pracodawcy. W konsekwencji, w obecnym stanie prawnym nie ma przepisów, które określałyby sposób prowadzenia list obecności, w tym zakres informacji umieszczanych na tych listach.
W praktyce stosuje się zbiorcze listy obecności obejmujące wszystkich zatrudnionych pracowników lub ich grupę (np. osobne listy dla pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych), a w razie nieobecności pracownika na liście zaznacza się przyczynę nieobecności, wpisując, że jest to np. zwolnienie lekarskie, delegacja, czy urlop macierzyński.


Takie informacje muszą trafić do karty ewidencji czasu pracy
Można spotkać się z poglądem, że umieszczenie tego rodzaju informacji na liście obecności może prowadzić do naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych (w kategorii danych osobowych mieszczą się wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, przy czym dane o stanie zdrowia należą do kategorii danych wrażliwych, podlegających wzmożonej ochronie). W konsekwencji informacja o tym, że pracownik np. przebywa na zwolnieniu lekarskim nie powinna być umieszczana na zbiorczej liście obecności. Dodatkowo, mając na uwadze, iż urlopy, zwolnienia oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy należy odnotowywać w karcie ewidencji czasu pracy, niezasadne jest powielanie tych informacji na listach obecności.


Przepisy RODO dopuszczają przetwarzanie danych wrażliwych, jeśli osoba, której dane dotyczą wyraziła wyraźną zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych w jednym lub kilku konkretnych celach, chyba że prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego przewiduje, iż podmiot danych nie może uchylić przedmiotowego zakazu. Niemniej w przypadku list obecności należałoby przyjąć, że brak jest celu, który uzasadniałby żądanie przez pracodawcę wyrażenia zgody na umieszczanie na listach informacji wskazujących na powód nieobecności pracownika w pracy.

Organizator
Wolters Kluwer Polska Sp. z o.o.
Patronat Honorowy
Ministerstwo Cyfryzacji
Główni Partnerzy Merytoryczni
G+P Gawroński & Partners
Lubasz i Wspólnicy Kancelaria radców prawnych
Współpraca merytoryczna
LEX Ochrona Danych Osobowych
Sakowska-Baryła, Czaplińska Kancelaria Radców Prawnych Sp. p.
Traple Konarski Podrecki i Wspólnicy
Sieradzka & Partners
Partnerzy
Altkom
Centrum Kształcenia Podyplomowego Uczelni Łazarskiego
PwC
Wsparcie technologiczne
LEX Compliance RODO
Patroni medialni
Prawo.pl
co do zasady
Back to Top